GESTÃO POR PROCESSOS

O que é um Processo de Negócio?

Processos são conjuntos de atividades ordenadas e sequenciadas, que se iniciam com o recebimento de uma demanda externa ao processo e são concluídos, apenas, com a entrega de um resultado de valor para um cliente e/ou outra parte interessada, ou quando a demanda deixa de existir.

O que é um Processo Finalístico? E um Processo de Suporte?

Os processos finalísticos são aqueles que agregam valor diretamente aos clientes finais da organização e, em geral, estão diretamente alinhados à sua Missão e Visão (e.g., Requerimento de Outorga, Controlar Condicionantes e Regularizar Unidades de Conservação). Os de suporte são processos que agregam valor para outros processos. Apesar de estarem associados às áreas funcionais, são, frequentemente, interfuncionais (e.g., Concessão de Diárias e Solicitação de Férias).

Qual a diferença entre BPM? BPMN? BPMS?

Business Process Management (BPM), ou, em português, Gestão de Processos de Negócios é uma disciplina gerencial que integra a estratégia e os objetivos de uma organização com as expectativas e necessidades de clientes, a partir de uma visão ponta a ponta do negócio. A disciplina de BPM pressupõe que os objetivos organizacionais podem ser alcançados por meio da definição, desenho, controle e transformação contínua de processos de negócio (CBOK, 2013).

Por sua vez, Business Process Modeling Notation (BPMN) é um padrão de notação que consiste em um conjunto de símbolos para modelagem e representação de processos. A sua aceitação tem crescido com a inclusão de novas ferramentas de modelagem. "Como na maioria das notações, os símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência" (CBOK, 2013).

Business Process Management Suites (BPMS) são ferramentas e sistemas responsáveis pela automação, execução, controle e monitoramento do fluxo de atividades e tarefas realizadas em uma organização.

ABORDAGEM DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS

Quais os benefícios de se automatizar os processos ?

A automação de processos tem inúmeros benefícios, dos quais se destacam, a redução do tempo de tramitação dos processos e, por consequência, do tempo de espera; e o aumento da visibilidade e capacidade gerencial.

Também há benefícios relacionados a custos. Em geral, projetos como estes reduzem de forma significativa os custos relacionados à gestão documental, como papel, pastas e caixas, além de gastos com armazenamento, transporte documental e impressão. 

Como é avaliado o grau de complexidade de um processo a ser automatizado?

O grau de complexidade de um processo é avaliado a partir de três métricas, que servem de referência para a avaliação do esforço necessário para a sua automação

• Número de atividades: Número de ações/etapas a serem executadas, desde o início até o fim do processo em questão.
• Número de formulários: Para automatizar um processo é necessário desenvolver formulários, que consistem nas telas de interação com os usuários. Os formulários são compostos de campos (e.g., nome e setor) que permitirão a inclusão de dados.
• Sistemas: Certos processos requerem que sejam realizadas integrações com outros sistemas especialistas e legados. Processos que demandam mais integrações tendem a ser mais complexos, devido à necessidade de se entender, caso a caso, como será feita a integração. A automatização de processos pode acontecer por meio da integração de Sistemas via webservice.

De acordo com a quantidade de esforço despendido em cada métrica, os processos se enquadram em alta, média e baixa complexidade.

Como serão escolhidos os processos a serem automatizados no âmbito do projeto Conecta Meio Ambiente?

O Conecta Meio Ambiente teve início com a construção da Cadeia de Valor da SEAMA/IEAMA/AGERH. A cadeia é uma ferramenta gerencial que descreve como os processos de uma organização se relacionam, de modo a gerar valor aos usuários. A partir desta ferramenta, foi realizada uma análise com quatro perspectivas: Alinhamento com a Estratégia, Impacto para Sociedade, Esforço Interno e Priorização das Lideranças.

Avaliando os processos sob essas quatro lentes foi formada uma Matriz de Priorização, disponível para download aqui. Contudo, a lista de processos a serem automatizados ainda está em desenvolvimento e será consolidada ao longo do trabalho.

Como serão tratados os processos de suporte?

Processos de suporte tendem a ser comuns a diferentes órgãos. Exemplos como o de Concessão de Diárias e Solicitação de Férias são processos que se replicam na SEAMA, no IEMA e na AGERH. Neste sentido, é fundamental se avaliar o número de solicitações para se priorizar os processos de suporte a serem automatizados. Em paralelo, será desenvolvido um trabalho junto à SEGER, no intuito de identificar como os processos de suporte automatizados no âmbito do Conecta podem servir de referência para os demais órgãos do Poder Executivo, dando maior escala às melhorias implementadas no projeto.

Como está sendo realizado o diagnóstico dos processos?

A Metodologia de Análise e Redesenho empregada neste projeto, prevê uma série de análises a fim de avaliar a situação atual dos processos. Neste contexto, são utilizados questionários, data mining, fluxos de processos, análise de volumetria, dentre outras ferramentas, para se entender melhor o processo.